Haluatko tietää, mitä Etelä-Suomen suurimmassa Tokmanni-myymälässä tapahtuu ennen avajaisia ja millaista yhteistyötä myymälän avausprojektiin sisältyy? Lukaise tämä Tokmannilla HR-asiantuntijana työskentelevän Joanna Tuhkasen juttu!
Tokmannin uusi myymälä palvelee Hämeenlinnan Tiiriössä torstaista 26.10. alkaen. Koska myymälän avajaiskuntoon saattamisessa on kaivattu apua, hurautimme henkilöstön kehitystiimimme voimin Hämeenlinnaan auttamaan projektiryhmää myymälän viime hetkien valmisteluissa.
Myymäläprojekteja tehdään Tokmannin arvojen mukaisesti yhdessä. Myös Tiiriössä mukana on runsain mitoin hyväntuulista väkeä niin uuden myymälän henkilökunnasta kuin muistakin myymälöistä eri puolilta eteläistä Suomea. Lisäksi auttamaan on saapunut tokmannilaisia myös pääkonttorilta ja varastolta Mäntsälästä. Yhteensä paikalla oli jutun tekemisen aikaan noin 130 henkeä valmistelemassa myymälää avauskuntoon.
Tiiriössä päivän teemana muutamaa päivää ennen avajaisia on inventointi. Niinpä jalkaudumme laskemaan ja kirjaamaan tuotteiden määriä eri osastoilla. Koko tämän valtavan, noin 9 000-neliöisen myymälän tuotteet käydään läpi. Inventoinnin jälkeen selvitetään ja tarkistetaan myös inventoinnissa paljastuvat saldopoikkeamat. Selvitän päivän aikana mukana olevia henkilöitä haastattelemalla, millaista yhteistyötä tällaiseen projektiin liittyy.
Myymäläprojektissa ovat mukana Tokmannin kaikki toiminnot
Kokonaiskäsityksen saamiseksi haastattelen Antti Ihatsua. Hän toimii Tokmannilla myymäläprojektien päällikkönä ja vastaa uusien ja uudistettavien Tokmanni-myymälöiden projektien toteutuksesta. Antti huolehtii koko projektin toteutumisesta budjetin, konseptin ja aikataulun mukaisesti. Hän kertoo eri osastojen osallisuudesta projektiin mielellään.
Myymäläprojekti on valtavan iso kokonaisuus, jonka toteutukseen osallistuu henkilöitä kutakuinkin kaikilta Tokmannin osastoilta. Myynti-, osto- ja konseptitiimit ahkeroivat myymälä- ja valikoimasuunnittelun parissa, ja myymäläsuunnittelun lopputulemana syntyvät muun muassa kaluste-, kohdevalaistus- ja valomainossuunnitelmat sekä muut kalustukseen ja ilmeeseen olennaisesti vaikuttavat seikat.
Myymäläsuunnittelun edetessä astuvat suunnitteluun vahvemmin mukaan myymäläprojektien projektipäällikkö ja kiinteistöpäällikkö. He katsovat, millaisia muutoksia myymälätilaan tarvitsee tehdä esimerkiksi sähköasennusten osalta. Myös IT-osaston asiantuntemusta ja työpanosta tarvitaan esimerkiksi suunnittelussa ja erilaisten työvälineiden ja järjestelmien käyttöönotossa.
Myymäläpäälliköiden ja eri alueiden myymälöistä vastaavien aluepäälliköiden roolit ovat hyvin tärkeitä. Hämeenlinnan Tiiriön Tokmannilla myymäläpäällikkö Mika Pönniö onkin ollut mukana päivittäin elokuusta saakka. HR-tiimi tulee tueksi myymälähenkilöstön rekrytointi- ja perehdytysvaiheissa.
Kalustamisessa ja sen jälkeisissä vaiheissa ennen myymäläavajaisia toimintaa pyörittävät projektivastaavat, joiden määrä riippuu avattavan myymälän koosta. Kiinteistötöissä mukana on myös ulkoisia kumppaneita.
Myymäläprojektin monet vaiheet
Myymälän pohjakuvan valmistuttua päästään tilaamaan kalusteita. Projektiin sisältyy kiinteistötöiden osalta myös julkisivujen pellittäminen Tokmannin väreihin sekä valomainosten asennus ja sähkötyöt. Myymäläsuunnittelu on pohjakuvan osalta monivaiheinen projekti, sillä pohjakuvaa päivitetään tarpeen mukaan aina projektin edetessä.
– Tiiriön projektissa myymälän kalustaminen alkoi syyskuussa. Tavaroitus eli myytävien tuotteiden paikalleen laittaminen päästiin aloittamaan kaksi viikkoa kalustuksen aloituksesta. Kalustusaika on näin suuressa myymälässä normaalia pidempi, ja siksi tavaroitusta on tehty asteittain sitä mukaa kun uusia osia on saatu kalustettua. Viimeisellä viikolla varmistetaan, että hyllyt ovat täynnä, hinnat ja mainokset esillä ja myymälän opastusmaailma on asiakkaille selkeä. Myös inventointi on osa viimeisen viikon ohjelmaa, Antti Ihatsu kertoo.
Tiedustelen Antilta, millaisia tuntemuksia Tiiriön Tokmannin projekti hänessä herättää.
– Fiilikset ovat hyvät. Kaikenlainen uusi ja haastava antaa minulle motivaatiota hyvinkin paljon. Aina tulee yllätyksiä ja kiire, mikä on normaalia. Yhteistyö on mennyt tosi hyvässä hengessä, ja kaikki projektiin osallistuneet ovat tehneet hyvää työtä, Antti kiittelee.
– Tämä on ollut täysin uudenlainen projekti myymälän suuren koon ja tyhjän liiketilan vuoksi. Ensi kerralla kaikki sujuu vielä helpommin tämän suurmyymälän rakentamisesta saatujen oppien perusteella. Myymäläpäällikkö otettiin mukaan tavallistakin aiemmin elokuun alusta ja on ollut suurena apuna hoitaessaan monenlaisia asioita. Haluan jo tässä vaiheessa kiittää kaikkia tähän projektiin osallistuneita loistavasta yhteistyöstä, hän lisää.
Projektivastaavat koordinoivat yhteistyötä myymälässä
Jesse Padatsu on yksi Tiiriön myymäläprojektista vastuussa olevasta neljästä projektivastaavasta. Tyypillisesti kutakin myymäläprojektia luotsaa Tokmannilla yksi projektivastaava, mutta Tiiriön myymäläprojektin laajuuden vuoksi tämän projektin koordinointia pyörittää neljä henkilöä. Haastattelun lomassa Jesse vastaa sujuvasti kysymyksiin, joita huoneessa jatkuvana virtana piipahtavat projektityöntekijät hänelle esittävät.
Tokmannin myymäläketju on niin laaja ja kasvu vauhdikasta, että projektivastaavat työskentelevät erilaisissa myymäläprojekteissa ympäri vuoden. Projektivastaavien työhön sisältyy niin uusien myymälöiden perustamiseen kuin nykyisten remontointiinkin liittyviä hankkeita. Vastuualue on monipuolinen, sillä projektivastaava huolehtii myymälöiden tavaroituksen, työnohjauksen, suunnittelun ja raportoinnin oikea-aikaisesta toteutumisesta. Projektivastaava ohjeistaa myös kiinteistötyöhön ja tavaroitukseen liittyviä ulkopuolisia kumppaneita myymäläremontteihin ja -projekteihin liittyen. Projekteja on ympäri Suomen, ja esimerkiksi Jessen pohjoisin projekti on ollut Torniossa, jossa sijaitsee yksi Tokmannin suurimmista myymälöistä.
Tiiriön myymälässä Jessen työt alkoivat syyskuussa tyhjästä hallista. Työt aloitettiin esikalustuksella ja kalustuksella asennusryhmän ja projektivastaavien kanssa. Lisää työntekijöitä tuli mukaan projektiin kalustuksen edetessä.
Jesselle kommunikointi moneen suuntaan on tuttua, sillä projektivastaava tekee yhteistyötä esimerkiksi myynnin, IT:n, kiinteistöosaston sekä myymäläsuunnittelu- ja konseptiosaston kanssa. Markkinointi suunnittelee myynnin kanssa myymälän brändi-ilmettä ilmentäviä elementtejä sekä tarvittavia markkinointitoimenpiteitä erilaisiin markkinointikanaviin, kuten Tarjoussanomat-suorajakelumainokseen ja verkkokauppaan. Luonnollisesti myymäläpäällikön ja alueen myymälöistä vastaavan aluepäällikön kanssa tehdään koko projektin ajan tiivistä yhteistyötä. Työ vaatiikin aktiivista kommunikaatiota eri suuntiin.
– Joka viikko pidetään seurantapalaveri, jossa turvallisuus- ja kiinteistöosasto, konseptiosasto, täydennyssuunnittelu, sekä myynti, varaston edustaja ja kuljetusasiantuntija ovat mukana, Jesse kertoo.
Tärkeä osa työtä on myös myymälöistä eri puolilta Suomea myymäläprojektiin kerättävän projektiporukan työn koordinointi.
Jesse on toiminut projektivastaavana Tokmannilla yli 10 vuotta. Minua kiinnostaa, mikä tässä työssä on saanut hänet viihtymään.
– Kahta samanlaista päivää ei ole, mikä on itselleni positiivinen puoli. Aina jotain yllätyksiä tulee ja se tekee työstä omalla tavallaan myös mielenkiintoista. Normaalit haasteet liittyvät toimituksiin, IT-asioihin ja kiinteistöön liittyviin yllätyksiin, ja ratkottavia asioita on monenlaisia. Aina niistä selvitään, Jesse summaa.
Jätän Jessen jatkamaan hommia ja palaan myymälähommiin. Tässä kohtaa pääsemme tiimin kanssa kiinnittämään hälyttimiä eräosastolla myytäviin vaatteisiin.
Myymäläprojekteihin osallistuminen tuo vaihtelua myymälähenkilökunnan työhön
Kun hälyttimet kiinnitetty paikoilleen, tutustun ennen seuraavaa tehtävänantoa kahteen iloisen oloiseen, niin ikään pitkän työuran Tokmannilla tehneeseen myymälätyöntekijään. He ovat saapuneet Tiiriöön auttamaan inventaariossa ja tavaroituksessa. Kun remontteihin ja myymälöiden uudisprojekteihin tarvitaan apuvoimia, moni myymälätyöntekijä lähtee mielellään avuksi.
Hilkka Talvi on työskennellyt Tokmannilla vuodesta 2008. Hän on innostunut myymäläprojekteista niin paljon, että myymäläprojekteihin osallistuminen ympäri Suomen on muodostanut suuren osan hänen työajastaan jo kahdeksan vuoden ajan.
Forssan myymälästä paikalle saapunut Arja Kemppainen taas on viihtynyt Tokmannilla jo lähes 20 vuotta ja ollut sinä aikana tosi monessa rempassa mukana. Arja kertoo kiertävänsä remonteissa Hilkan tavoin niin paljon kuin mahdollista. Arja onkin toisinaan tehnyt remonttitöitä puolikin vuotta putkeen.
Kysyn Hilkalta ja Arjalta, mitä myymälätyöntekijöiden tehtäviin kuuluu tällaisissa remonttiprojekteissa.
– Laitetaan hyllyt ja piikit paikalleen, tehdään kuormanpurkua ja esillepanoja kuvien mukaan, kiinnitetään hälyttimiä ja inventoidaan, listaa Hilkka.
– Ja remonteissa työnkuvaan kuuluu luonnollisesti myös asiakaspalvelu, Arja jatkaa.
Mikähän meidän remonttikonkareitamme näissä projekteissa sitten kiehtoo? Syitä on monenlaisia.
– Tästä saa vinkkejä omaan myymälään. Olen nytkin lähettänyt myymälään jo kuvia, Arja toteaa innostuneesti.
– Henkilökunta vaihtuu ja päivät menevät tosi nopeasti, Hilkka pohtii.
– Täältä saa uusia ystäviäkin, Hilkka toteaa iloisesti.
Remppapäivän jälkeen on myös hauskaa viettää aikaa yhdessä hotellilla, Arja summaa ja lisää vielä, että on myös tosi kiva päästä näkemään, miltä tällainen iso myymälä näyttää. Esimerkiksi Maku Kitchen Life -brändin, Heirolin ja Vallilan erikoisosastot ovat tosi kivat, hän kertoo.
Pääkonttorilta apuja myymälän viimeistelyyn
Tiiriön jättimyymälä tekee henkilöstön kehityksen parissa työskentelevään tiimiimme vaikutuksen kauniilla esillepanoillaan ja runsaalla valikoimallaan. Myymälä on Tokmannin uusimman konseptin mukainen suurmyymälä, jossa on panostettu esimerkiksi näyttäviin osastomaailmoihin, Click Shoesin ja Minyn shop-in-shop -osastoon sekä energiatehokkuuteen. Myymälästä löytyy myös ruokakauppa, erillinen puutarhamyymälä sekä vuokrauspiste peräkärryille.
Myymälä on rakennettu sillä ajatuksella, että ostoksille kannattaa poiketa kaikkialta Kanta-Hämeestä ja kauempaakin.
Uudesta ilmeestä saamme kiittää Tokmannin suunnittelu- ja konseptitiimiä ja erityisesti konseptisuunnittelijana toimivaa Milla Sairoa. Millan käsialaa ovat Tornion ja nyt avajaiskuntoon valmisteltavan Tiiriön myymälän pukeutumisen, kauneuden ja terveyden sekä uuden hyvinvointishopin ilme ja kalusteet. Yhdessä Elisa Kurkelan kanssa mallinukkea parhaillaan kokoava ja pukeva Milla näyttää tyytyväiseltä lopputulokseen.
– Tätä on tosi kiva rakentaa, koska tykkään tästä ilmeestä niin paljon. Tämä on nykyaikainen ja raikas, Milla kertoo.
Tokmannin ketjuohjauskoordinaattorina työskentelevä Elisa Kurkela on ensimmäistä kertaa tekemässä uutta myymälää. Hänkin on tyytyväinen päästyään mukaan auttamaan.
– On mukavaa nähdä, miten osastot rakentuvat uudessa myymälässä ja tämä jättimyymälä eroaa muista myymälöistämme. Täysinventoinnissakaan en ole aiemmin ollut mukana.
Entä mitä mieltä inventointipäivään osallistuneet HRD-tiimini kollegat Heidi Piirto ja Jasmin Rinne ovat pian avattavasta myymälästä?
– Mekin olemme niin ihastuneita myymälään, että aiomme vierailla ihan asiaksemme myymälässä uudelleen avajaisten jälkeen, Heidi tiivistää porukan ajatukset.
Tervetuloa tutustumaan Tiiriön Tokmanniin!